Herramientas para organizar el calendario editorial

En posicionamiento-web-salamanca.com recopilamos algunas de las herramientas para organizar el calendario editorial para tu marca. Atraer clientes con contenido relevante es la meta de muchos negocios, pero la consistencia se ha convertido en uno de los problemas principales. Tener todo el trabajo organizado de esta manera puede ayudarte a superar este inconveniente.

Beneficios de tener un calendario editorial

El calendario editorial es una herramienta que permite planificar y organizar el contenido para tu negocio. Incluye todas las fases del proceso, desde la idea hasta la promoción, pasando por creación, edición y publicación.

Un calendario completo incluye también otros datos relevantes como las métricas, formatos, palabras clave, autor, entre otros.

La idea es asegurarse de crear contenido relevante y de manera consistente. Que no se pierda la periodicidad en las publicaciones y que detrás de cada tema haya una evaluación previa para asegurarse que es de interés para el público objetivo.

Así la marca gana visibilidad, reconocimiento y logra más conversiones. Pero diseñar un calendario de contenidos para redes sociales y el blog tiene otras ventajas:

• Evitas tener que improvisar las publicaciones.
• Tendrás contenido más relevante e interesante para el público objetivo, lo que ayudará a fidelizarlos.
• Mejor organización de los temas y el contenido en general; por ejemplo, los post seriados.
• Conseguirán un mejor flujo de trabajo dentro del equipo, cada quien sabrá las tareas asignadas y las fechas límites.
• Hacer seguimiento de lo que está publicado en cada plataforma.
• Evitas el contenido duplicado y, al mismo tiempo, puedes verificar qué temas requieren actualización.
• Conoces las palabras claves que se han trabajado en cada publicación.
• Mejora la comunicación con los clientes, permitiéndoles a estos que estén al tanto del trabajo que se está haciendo en las distintas plataformas.

¿Qué contenido debe incluir el calendario?

Distintas personas pueden tener una percepción diferente de lo que es el contenido web, en general guiadas de cómo lo utilizan. De manera que para unos pueden ser solo las publicaciones en las redes sociales y para otros un podcast.

Al respecto, Neil Patel, experto en marketing digital, resalta que el contenido engloba estos y otros formatos. Es decir, blog, vídeos, imágenes, etc. Cada marca o negocio define qué tipo de publicaciones incluirá dentro de su estrategia y en base a esto creará el calendario.

Mientras más formatos tengas será más complicado organizar todo y, por lo tanto, será más conveniente llevar un calendario editorial para guiarte.

Si vas hacer guest blogging también deberías incluirlo dentro de la programación para asegurarte que esté listo a tiempo. Además, a este tipo de publicaciones debes tratarlas con el mismo interés y dedicación que las que haces en tus propios canales.

Herramientas para organizar el calendario editorial

Tener todo en orden puede parecer complicado, en especial cuando se trata de sincronizar el trabajo de varias personas o si tienes varios clientes. Gracias a las siguientes herramientas será más sencillo coordinar las labores de todo el equipo.

En internet hay recursos muy completos que permiten manejar el trabajo de principio a fin. Y otras que te servirán para tareas específicas. A continuación describimos algunas que deberías evaluar.

Para tomar notas y organizar ideas

El proceso de creatividad comienza desde el momento en el que buscas ideas para las publicaciones. Utiliza estos recursos para anotar los temas que luego analizarás antes de incluirlos en el calendario.

• Evernote. Funciona como un cuaderno de notas digital en el que puedes guardar todas las ideas para tus post. Desde allí también puedes controlar cuáles has utilizado y añadir los enlaces a los sitios que te servirán durante la investigación. Añade etiquetas en las anotaciones para organizar mejor la información.
• Mindmeister. Su utilidad principal es crear mapas mentales y organigramas, con los que se pueden ordenar las ideas para las publicaciones. Se guardan en la nube y permite invitar a otros usuarios para que los vean o editen.
• Google Keep. Es un servicio gratuito de Google que te permite almacenar las ideas de temas. Aquí puedes agregar etiquetas y crear copys para redes sociales con comodidad. Se sincroniza con Google Calendar y accedes desde el ordenador o el móvil. El punto débil es que no permite el trabajo colaborativo.

Para diseñar calendario editorial

Hay numerosas herramientas para armar el calendario y mantener al equipo de redacción de post, diseño y marketing actualizados. Algunos de ellas son:

• Google Calendar. Una de las herramientas de Google que facilitan esta tarea. Es una buena opción para organizar el marketing de contenidos porque puedes crear todos los calendarios que necesites, ideal si trabajas con varios clientes. Cambia las opciones si los quieres públicos o privados e invita a otros usuarios para que lo vean.
• Airtable. Esta aplicación es similar a las hojas de cálculo, pero con muchas otras funciones que facilitan el trabajo. Además tiene plantillas ya listas para aplicar al calendario de contenidos.
• Hojas de cálculo. Aquí incluimos Excel y las hojas de cálculo de Google. Diseña un calendario personalizado y agrega todas las casillas que necesites. Si estás trabajando solo te servirá Excel, pero si necesitas compartirlo con otros usuarios y tener un ambiente colaborativo, entonces opta por la aplicación de Google.
• Editorial Calendar. Si te has preguntado cómo crear un calendario de contenidos desde WordPress, con este plugin lo puedes hacer. Permite ver para cuándo están programados los próximos post, editarlos desde el mismo calendario, cambiar el título y la hora de publicación, entre otras funciones. Si utilizas este CMS te será muy útil para manejar el blog.

Para promocionar el contenido

Cuando se trata de crear contenido para el marketing hay que dedicar tiempo a la promoción. Muchas veces pasamos este paso por alto, para que no te vuelva a ocurrir estas son algunas de las herramientas más populares:

• Hootsuite. Es una de las más conocidas para publicar y programar contenido en las redes sociales. Crea el post dentro de la misma aplicación, agrega la fecha y hora en la que se publicará.
• Buffer. Es similar a Hootsuite y desde allí puedes mantener actualizados los perfiles de redes sociales. Facilita la publicación en distintas plataformas ya que puedes editar el mensaje para cada una desde la misma página.
• ContentCal. Es una herramienta colaborativa y simple de usar. Crea publicaciones para las redes sociales y cuando están listas arrástralas al calendario. Trabaja con las principales plataformas y se integra con otras herramientas como Trello, Google Drive, Buffer, Dropbox y más. También puedes agregar distintos niveles de aprobación.
• Later. En sus inicios se utilizaba solo para Instagram, pero ahora trabaja también con Facebook, Twitter y Pinterest. Tiene un calendario de contenidos visual y el sistema Drag and Drop que facilita la programación. Puedes importar archivos desde cualquier fuente y si manejas varias cuentas de Instagram, crea una librería para cada una. También te permite ver cómo quedará el feed en esta plataforma con las nuevas publicaciones.
• CoSchedule. Es un pluginn de WordPress con el que puedes programar tanto los post del blog como los de las redes sociales. Te enviará un recordatorio cuando se deba hacer una publicación y, además, permite conocer el contenido que tiene más interacción y engagement.

Para manejar todo el proyecto

Hay otras herramientas para organizar el calendario editorial más completas, con las que es posible manejar las distintas etapas del proyecto. Entre estas encontramos:

• Trello. Funciona con un sistema de tarjetas, en el que puedes crear todas las que creas necesarias para tu proyecto. Dentro de estas tarjetas crea tareas, que luego moverás entre las diferentes columnas a medida que las vayan completando. Es una herramienta colaborativa, lo que permite que todo el equipo esté al tanto del flujo de trabajo.
• Pipefy. Es similar a Trello en el que puedes crear columnas para cada departamento y así manejar mejor el flujo de trabajo. Tiene una aplicación para acceder desde el móvil.
• Asana. Crea proyectos y dentro de cada uno las tareas y subtareas que se requieren para completarlos. Establece las fechas de entrega para cada tarea y haz seguimiento del progreso.
• Kapost. Desde esta herramienta puedes manejar el flujo de trabajo, el calendario y la distribución del contenido. Permite el trabajo colaborativo y analítica.

Cómo elegir las herramientas que necesitas

La mejor manera de seleccionar los recursos que te ayudarán con tu calendario editorial es probarlos. Las necesidades de cada marca y negocio son distintas, en ocasiones será suficiente con una sola herramienta.

Ten en cuenta que manejar muchas herramientas al mismo tiempo lo que hará será complicarte más el trabajo. Entonces trata de seleccionar solo aquellas que de verdad necesites.

El presupuesto con el que cuentes es uno de los factores que debes tomar en cuenta, porque varias de estas opciones son pagas. Sin embargo, algunas te dan un periodo de prueba gratuito que te permite analizar si vale la pena contratar el servicio.

Algunas herramientas también tienen un plan gratuito para equipos de trabajo pequeños y que no manejen muchas publicaciones.

La clave está en evaluar tus requerimientos para utilizar las herramientas adecuadas.

Cuéntanos qué otras herramientas para organizar el calendario editorial incluirías en esta lista. Manejar tu estrategia requiere de tiempo, si necesitas ayuda en este sentido, contáctanos y pide presupuesto gratis.