Cómo tener reuniones más efectivas #infografía

En Posicionamiento Web Salamanca sabemos que toda empresa grande o pequeña necesita tener intercambios de ideas entre sus gerentes, CEO, empleados y trabajadores, por eso queremos hablarte sobre cómo tener reuniones más efectivas, muchos creen que estas son una pérdida de tiempo, y en realidad pueden llegar a serlo. Un encuentro de este tipo bien llevado a cabo de 5 minutos puede ser muy productivo, pero si no es así, puede significar un retraso en el trabajo y ningún avance en los proyectos pendientes.

Algunos datos sobre las reuniones

Al ser las reuniones parte importante de cualquier empresa, hoy hemos recopilado algunos datos generales sobre éstas, tienen sus puntos a favor y otros en contra, lo básico es seguir nuestros consejos para aprovechar de la mejor manera tu tiempo y el de tus empleados:

• 62 reuniones tienen al mes los profesionales, la mayoría de estas son tiempo perdido.
• Calculando que cada reunión dura 1 hora, son 30-31 horas por mes, lo que significa cuatro días de trabajo perdido en reuniones.
• 95% de los empleados llega tarde, tiene que salirse antes, o en algún momento, por lo que se pierden parte de la reunión.
• 91% de las personas sueña despierta durante las reuniones, es decir, tiene su cabeza en otra parte.
• 73% de las personas hace otros trabajos mientras está en una reunión.
• En promedio una reunión dura 45 minutos, y tiene 4,3 participantes.
• Las reuniones de hoy en día no son solo presenciales, pueden acceder desde sus ordenadores, desde salas de conferencia, teléfonos e incluso smartphones.
• La mayoría de las reuniones suceden los miércoles y jueves.
• La mitad de las reuniones se consideran tiempo perdido.

Las reuniones sirven para la empresa:

• 80% de las reuniones sirven para compartir información clave.
• 64% ayudan a resolver problemas con tormentas de ideas.
• 57% sirve para construir relaciones.

En resumen, las reuniones son muy importantes para las empresas, pero siempre y cuando se lleven a cabo de manera efectiva, de la mejor manera para sacar el mayor provecho de estas.

9 formas para tener reuniones más efectivas

1. Establece una agenda:
   Tener una agenda clara, con metas específicas es vista para dominar el arte de las reuniones. Hacer circular una agenda definida a todos los asistentes, servirá para que estos estén preparados ante lo que sucederá. Intenta mantenerte siempre dentro del plan, pero mantén siempre la mente abierta a contribuciones y tormentas de ideas.
   Algunos recomiendan enviar esta agenda con 24 horas de anticipación, para que así las personas puedan llegar más preparadas.
2. Asigna un líder:
   La reunión debe ser convocada y liderada por alguien, que inspire respeto y confianza al resto de los trabajadores. Este líder debe ser el encargado de la agenda y de hacer lo posible por que esta se cumpla.
3. Libre de dispositivos:
   Intenta que la reunión sea libre de dispositivos móviles, así dejarás las distracciones a un lado. ¿Por qué? Porque entre correos, mensajes y llamadas los empleados tendrán muchas distracciones a la mano. Por eso, a menos que sea estrictamente necesario por el trabajo, todos debería dejar sus smartphones en silencio, en la oficina o en su bolsillo.
4. Entre 4 y 7 asistentes a la reunión:
   Mantén las reuniones entre 4 y 7 asistentes, muchas personas pueden complicar las cosas y hacer que estos encuentros sean improductivos. Requiere de mucha delicadeza al momento de enviar las agendas, pero solo invita a aquellos que puedan hacer contribuciones importantes, dependiendo de cómo trabajan, sus cargos y su empeño. Determina quienes realmente deben asistir.
5. Se un reloj suizo:
   Es bien sabido que las personas tienden a llegar tarde a las reuniones, y entre los saludos, y demás, empiezan tarde lo que hace que se pierda más tiempo de productividad.
   Puedes aplicar el horario de los trenes suizos, donde se establece un horario específico de salida y de llegada. Programa reuniones a horas como 8:34 AM, 2:54 PM.
6. Envía por email las novedades:
   Si puedes informar algo por email hazlo, convocar una reunión para decir alguna información que pudiste haber dicho por un correo electrónico terminará cansando a los trabajadores, y creando cierta predisposición entre los empleados de que las reuniones son poco importantes.
7. Fuera de la oficina:
   Si tienes que hacer una reunión con una sola persona, por qué no hacerlo en un café, cara a cara, así se salen un poco del ambiente laboral y pueden incluso ser más productivos.
   Si no tienen que mostrar una presentación, puedes hacer una reunión de entre 4 y 7 personas fuera de la oficina, quizás en el parque más cercano, o en la terraza del edificio, respirar un poco de aire fresco siempre es bueno para la productividad.
8. Reuniones tan cortas como sea posible:
   Cuando las reuniones son cortas, la gente tiende a concentrarse y aportar más, y a evitar las conversaciones fuera de los temas. Indica en la agencia, por ejemplo, que la convocatoria será por una hora. Estudios demuestran que en este tiempo la deja de hacer preguntas y se enfoca en solventar los problemas que se presentan.
   El líder de la reunión debe ser corto y preciso, y los asistentes deben llevar papel y lápiz para poder anotar todo lo necesario.
9. Usa los últimos 10 minutos para recapitular:
   Asegúrate que todos estén al tanto de la información que has querido hacerles llegar, en los últimos 10 minutos haz un resumen.
   Y haz un seguimiento de la información vía correo electrónico a las 24 horas.

Cómo debe ser la agenda de la reunión

Lo primero que debes incluir en la agencia es el la hora y el lugar, si será en el salón de conferencias, si será una conferencia online, como prefieras. Luego aclara la longitud de la reunión, déjale saber a las personas cuánto tiempo deben reservar para la reunión.

Avisa con tres días de anticipación sobre una reunión regular. Y si es una reunión de vital importancia, lo recomendado es anunciarlo con un mes de anticipación.

Aclara que deben esperar las personas, define el propósito, y establece una lista de temas y los minutos en los que tocarán cada tema, y el tiempo que llevará tratar cada tema. En los últimos 10 minutos de reunión que mencionamos anteriormente pueden abrir un pequeño foro de discusión.

Durante la reunión debes delegar, define una persona para cada tarea que se decidió llevar a cabo en la reunión. Nombra a una persona que se encargue de tomar notas, que les hará llegar a alguna persona que no pudo asistir al encuentro y que necesita tener toda la información.

Ya sabes cómo tener reuniones más efectivas, recuerda antes de colocar en agenda un encuentro pregúntate ¿necesito organizar una reunión? ¿es la mejor manera de tratar el problema?

Cuéntanos, ¿cómo planificas las reuniones de tu empresa? ¿consideras que son una pérdida de tiempo o que resultan en mayor productividad? Escríbenos en los comentarios e inicia la discusión sobre este tema tan interesante.

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