Consejos para hacer un evento virtual exitoso

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Una excelente forma de transmitir información a tu público es usando formatos como las transmisiones de vídeo en vivo. Pero antes debes revisar estos consejos para hacer un evento virtual exitoso. Así no solo le harás llegar la información a tus observadores, sino que interactuarás con ellos.

Tipos de eventos virtuales

Los tipos de eventos más populares y usados por marcas en sus estrategias de marketing online son:

• Webinars: Organizar un webinar es una estrategia muy efectiva y popular. Se realiza mediante una transmisión en vivo en donde un conferencista se conecta con otros participantes para compartirles información. Puede ser para el lanzamiento de un producto, dictar un curso y más.
• Webcast: Son similares a los webinars, pero en este tipo de evento el contenido y los métodos para compartir la información son mucho más personalizados para los usuarios que se conecten. Los Webcast son transmisiones en vivo muy parecidas a un programa de televisión o radio.
• Eventos de compras virtuales: Este tipo de eventos se pueden llevar a cabo de distintas formas. Una de ellas es realizando demostraciones de productos en línea en donde los usuarios pueden comprar virtualmente ropa, cosméticos y otros productos que ofrezcan

También existen los eventos virtuales de recaudación de fondos, los sociales y otros.

Ventajas de hacer eventos virtuales

• Tienen un mayor alcance ya que la promoción o difusión de este puede llegar a ser global. Puedes usar distintos canales de distribución de contenido para dar información sobre el evento.
• Ahorro de costos. A pesar de que los eventos virtuales también requieren de una buena organización los costos de traslado, alquiles de locaciones, equipos y otros disminuyen drásticamente.
• Mayor accesibilidad para tu público. Muchas más personas pueden disfrutar del evento por su naturaleza digital. Además, muchos de estos cuentan con opciones como subtítulos, lenguaje de señas y otras que permiten que más usuarios puedan asistir a ellos y disfrutarlos.
• Colaboradores de calidad. Ya que estos no deben trasladarse a una ubicación especifica aumenta la posibilidad de que estén dispuestos a participar en tu evento.

Consejos para hacer un evento virtual exitoso

Organizar eventos virtuales parece complicado, hay algunas acciones y consejos que puedes seguir para facilitar todo el proceso y que, además, te ayudaran a garantizar que la actividad sea todo un éxito.

Establece los objetivos desde el principio

Lo primero que debes hacer antes de empezar a planificar cualquier tipo de evento virtual es definir qué quieres lograr con este.

Establecer las metas que quieres alcanzar te ayudará a trabajar de una forma más organizada, a escoger y dirigir mejor las acciones. Y, a medir los resultados una vez que hayas hecho el evento.

Elige la plataforma que más te convenga

Existen muchas plataformas con diferentes características, y herramientas. Dependiendo el tipo de evento que vayas a realizar, la cantidad de usuarios a los que quieres llegar y otros aspectos debes escoger la que mejor se adapte a tus necesidades.

Las redes sociales como Instagram y YouTube son una excelente alternativa para hacer transmisiones en vivo. Pero otras como Zoom y Skype son las ideales para webinars.

Promociona el evento

Es importante que le hagas saber a tu público objetivo que realizaras un evento con anticipación. Debes difundir la información por los canales adecuados para tener un gran impacto.

Haz publicidad y promociona tu evento usando las redes sociales, pídele ayuda aun community manager. Usa otras plataformas como sitios web, foros y blogs. Si tienes una buena base de datos de tus clientes también puedes llevar a cabo una campaña de email marketing.

Concéntrate en la imagen del evento

Cuida los detalles de los elementos visuales y todo lo relacionado con la imagen del evento. Esto incluye las imágenes y vídeos publicitarios o de promoción, el fondo que tendrás durante la transmisión, el material visual de apoyo y otros. Incluso debes tomar muy en cuenta la manera de vestirte.

Para esto es importante que determines si el evento es formal o informal, la paleta de colores que vas a emplear, la temática, el tipo de público al que va dirigido y otros aspectos.

No te olvides de involucrar a la audiencia

Planifica actividades o secciones en donde los usuarios puedan participar e interactuar durante el evento.
Los usuarios que se conecten o se unan al evento no estarán una hora solo observando y escuchando.

Invítalos a comentar sus dudas y respóndelas, también puede pedirles su punto de vista sobre algún aspecto que se toque en el evento.

Esto hará el evento mucho más entretenido y lograrás una conexión real con tu audiencia.

Realiza todas las pruebas necesarias antes del evento

Es muy importante que antes del evento virtual pruebes la plataforma por donde lo transmitirás y que la conexión a internet sea buena. También debes hacer pruebas de sonido, de cámaras y asegúrate que los documentos que vas a usar y los enlaces funcionen correctamente.

En caso de que ocurra un falla o error siempre debes estar preparado para solventarlo y no detener o cancelar el evento.

Comunícate con tu audiencia después del evento

Una vez que el evento haya concluido asegúrate de informar a tu audiencia si habrá otras actividades similares posteriores a esa y como podrán acceder a ellas.

También puedes pedirles que te den su opinión y aspectos que podrías mejorar para encuentros futuros.

Evalúa los resultados del evento

Es importante que crees un informe en donde especifiques los resultados del evento. En el deben estar reflejadas la cantidad de usuarios que se unieron o inscribieron, si aumento el interés del público por el producto o servicio que ofreciste, si han usado los hashtags y otros aspectos relevantes.

Todo esto te permitirá conocer cuál fue el alcance de la actividad y si se cumplieron todos los objetivos. A su vez te dará una idea de lo que debes mejorar o modificar para eventos futuros.

No dejes de poner en practica estos consejos para hacer un evento virtual exitoso y llevarlo a cabo de la mejor forma. Para pedir presupuesto de los servicios de marketing digital que ofrecemos no dudes en contactarnos.

Fuente infografía